JAKARTA - Belajar Ms Excel sangat penting karena software ini sering digunakan perusahaan untuk mengelola dan menganalisis data.
Oleh karena itu, kamu perlu mempelajari dasar-dasar Excel dengan baik. Lantas, seperti apa panduannya?
Banyak orang sudah familiar menggunakan Microsoft Excel dalam aktivitas sehari-hari, tapi untuk siap bekerja, kamu harus menguasai Excel lebih dalam, bukan hanya sekadar membuat tabel atau memasukkan angka.
Jika kamu ingin mulai belajar Ms Excel dari dasar, termasuk rumus-rumus umum yang sering dipakai, artikel ini cocok untukmu sebagai panduan belajar Excel bagi pemula.
Pengertian Microsoft Excel
Microsoft Excel bukan hanya sekadar perangkat lunak untuk mengorganisir dan mengelola data, tetapi juga menjadi alat penting yang sering digunakan oleh perusahaan untuk melakukan perhitungan serta analisis data yang dimiliki.
Selain itu, Excel juga kerap dijadikan sebagai database perusahaan, yang menyimpan berbagai jenis data, baik berupa angka maupun teks.
Software buatan Microsoft ini tidak hanya diaplikasikan di bidang bisnis dan keuangan, tetapi juga di bagian sumber daya manusia, teknologi, serta pemasaran.
Biasanya, Microsoft Excel digunakan untuk mengelola data keuangan, informasi pribadi dan kontak, data karyawan, serta untuk melakukan perhitungan data.
Oleh karena itu, penting untuk memahami dasar-dasar penggunaan Ms Excel agar dapat mengikuti proses kerja dalam lingkungan perusahaan dengan baik.
Fitur-fitur Belajar Ms Excel untuk Pemula
Agar kamu bisa menggunakan Microsoft Excel secara maksimal, penting untuk belajar Ms Excel dengan memahami fitur-fitur dasar yang ada di dalam program ini. Berikut beberapa fitur utama yang tersedia di Ms Excel:
Membuat Spreadsheet dan Workbook
Banyak orang masih bingung membedakan antara Spreadsheet dan Workbook. Sederhananya, Workbook adalah file Excel yang sedang kamu buka, sedangkan Spreadsheet adalah lembar kerja yang ada di dalam file tersebut.
Untuk membuat Workbook baru, kamu cukup klik menu File di bagian atas Excel, lalu pilih New dan klik Blank Workbook.
Kalau kamu ingin menambahkan spreadsheet baru, cukup tekan ikon + di bagian bawah Excel, tepatnya di area spreadsheet. Setelah itu, kamu bisa mengatur posisi spreadsheet dengan menarik dan menggesernya ke kiri atau kanan sesuai keinginan.
Memasukkan Data
Memasukkan data berupa angka atau teks di Excel cukup simpel. Kamu tinggal klik pada sel kosong di spreadsheet, kemudian ketik data yang ingin dimasukkan.
Untuk berpindah ke sel berikutnya, kamu bisa menekan tombol Enter atau Tab pada keyboard.
Mengatur Tabel
Di Microsoft Excel, kamu dapat mengubah jenis border dan warna pada tabel dengan mudah. Untuk memilih border, klik tombol Borders yang berbentuk kotak kotak di bagian atas, dekat dengan opsi font.
Kalau ingin memberi warna pada tabel, pilih terlebih dahulu sel, kolom, atau baris yang ingin diwarnai, kemudian klik tombol Fill Color yang bergambar seperti kaleng cat di bagian font atas. Setelah itu, pilih warna yang sesuai dengan kebutuhanmu.
Menyusun Data
Supaya data terlihat lebih teratur, kamu bisa mempelajari cara mengurutkan data di Excel berdasarkan abjad atau dari angka terkecil ke terbesar, dan sebaliknya.
Caranya cukup pilih baris atau kolom yang ingin diatur, lalu klik tombol Sort & Filter yang ada di menu Data di bagian atas Excel. Setelah itu, kamu bisa menentukan apakah ingin mengurutkan data dari nilai terbesar atau terkecil.
Menyaring Data
Selain mengurutkan, tombol Sort & Filter juga bisa digunakan untuk menyaring data agar lebih mudah ditemukan.
Pilih kolom atau baris yang ingin disaring, klik tombol Sort & Filter, kemudian pilih Filter. Setelah itu, kamu bisa mengatur kriteria penyaringan sesuai kebutuhanmu.
Menerapkan Penjumlahan Otomatis
Jika kamu belum menguasai rumus Excel untuk penjumlahan, kamu bisa memanfaatkan fitur Autosum. Pilih kolom atau baris yang ingin dijumlahkan, lalu klik tombol Autosum yang ada di bagian Editing, menu atas Excel.
Dengan begitu, angka-angka tersebut akan otomatis dijumlahkan tanpa perlu mengetik rumus manual.
Rumus-rumus Dasar pada Ms Excel
Beruntungnya, kamu tidak perlu punya kemampuan berhitung yang rumit untuk mulai belajar rumus-rumus Excel dasar yang sering dipakai di dunia kerja.
Rumus Excel sebenarnya tidak terlalu sulit, kamu hanya perlu menghafal dan memasukkan formula yang tepat. Berikut adalah beberapa rumus Excel yang umum digunakan untuk menghitung data:
=SUM()
Rumus ini dipakai untuk menjumlahkan angka-angka dalam satu kolom atau baris.
=COUNT()
Berbeda dengan =SUM(), rumus =COUNT() digunakan untuk menghitung berapa banyak sel yang berisi angka dalam satu kolom atau baris.
=COUNTA()
Jika =COUNT() hanya menghitung sel yang berisi angka, maka =COUNTA() akan menghitung semua sel yang terisi, baik itu angka, huruf, atau simbol lainnya.
=AVERAGE()
Rumus ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari angka-angka yang ada dalam satu kolom atau baris.
=MAX()
Kalau kamu ingin mencari angka terbesar dalam sebuah kolom atau baris, rumus =MAX() adalah pilihan yang tepat.
=MIN()
Sebaliknya, untuk mengetahui angka terkecil dalam satu kolom atau baris, kamu bisa menggunakan rumus =MIN().
=IF()
Rumus IF() berguna untuk menentukan apakah suatu nilai memenuhi kriteria tertentu. Misalnya, jika sel A1 lebih kecil dari B2, maka hasilnya “BENAR”; jika tidak, hasilnya “SALAH”.
TRIM()
Spasi berlebih dalam sel bisa menyebabkan kesalahan perhitungan. Untuk mengatasi ini, kamu bisa memakai rumus TRIM() untuk menghapus spasi yang tidak diperlukan dalam sebuah sel.
Tips Belajar Menggunakan Excel dengan Cepat
Berikut beberapa tips untuk menggunakan Excel dengan cepat dan tepat, yaitu:
Perhitungan Dasar
Excel memang dirancang untuk mengolah data angka yang bisa kamu ubah, tambah, atau manipulasi sesuai kebutuhan. Memahami cara menghitung di Excel adalah langkah awal untuk menguasai keseluruhan konsepnya.
Dalam Excel, perhitungan dan manipulasi data menggunakan yang disebut “fungsi” atau rumus. Untuk membuat fungsi, kamu harus memilih sel yang tersedia lalu ketik tanda “=” terlebih dahulu.
Contohnya, jika kamu ingin menghitung 5 + 5, kamu tinggal ketik “=5+5” lalu tekan enter, hasilnya akan muncul sebagai 10. Beberapa operator dasar yang bisa kamu pakai di Excel:
- “+” untuk penjumlahan
- “-” untuk pengurangan
- “*” (tanda bintang) untuk perkalian
- “/” (garis miring) untuk pembagian
Pengembangan dan Latihan: Setelah paham dasar ini, kamu bisa mencoba membuat perhitungan yang lebih rumit, seperti menghitung luas.
Kalkulasi Cepat dengan Autosum
Setelah mengerti dasar perhitungan, kamu bisa memanfaatkan fitur Autosum yang memudahkan kalkulasi tanpa perlu menulis rumus panjang.
Misalnya, jika ingin menjumlahkan 10 angka di sel yang berjejer dalam satu kolom atau baris, cukup blok semua sel tersebut, lalu klik Home > Autosum. Selain menjumlahkan, Autosum juga menyediakan fungsi lain, seperti:
- SUM: menjumlahkan angka
- AVERAGE: mencari nilai rata-rata
- COUNT NUMBERS: menghitung jumlah sel yang berisi angka
- MAX: mencari nilai terbesar
- MIN: mencari nilai terkecil
Pengembangan dan Latihan: Cobalah semua fungsi di Autosum dan eksplor juga fungsi lain yang ada di luar menu Autosum untuk memperluas kemampuanmu.
Otomasi Data Sederhana dalam Sel
Dua tips sebelumnya mengharuskan kamu memasukkan data secara manual ke dalam sel. Sekarang, mari kita pelajari cara mengotomatisasi data supaya kamu tidak perlu memasukkan data satu per satu.
Contohnya, kamu punya tabel dengan kolom “nomor” yang berisi angka mulai dari 1 sampai berapa pun jumlah barisnya.
Jika datanya sangat banyak, apakah kamu harus mengetik setiap nomor satu per satu? Untungnya, Excel menyediakan fitur yang memudahkan hal ini.
Caranya: Ketik angka 1 di sel pertama, lalu ketik angka 2 tepat di bawah atau di sampingnya. Setelah itu, blok kedua angka tersebut dengan klik kiri dan tahan dari sel pertama sampai sel kedua.
Kemudian, di pojok kanan bawah blok yang kamu buat akan muncul kotak kecil berwarna hijau. Klik kotak tersebut dan tarik ke bawah, misalnya sampai sel A5. Dengan begitu, Excel akan otomatis mengisi angka berurutan dari 1 sampai 5.
Pengembangan dan Latihan: Cobalah buat pola lain menggunakan fitur ini, misalnya urutan 1, 3, 5, 7, dan seterusnya. Kamu juga bisa mencoba dengan memasukkan huruf. Jangan lupa bereksperimen juga pada baris, tidak hanya pada kolom.
Memformat Angka
Format angka penting ketika kamu memasukkan data dengan jenis berbeda. Misalnya, angka 100 bisa berarti 100 persen atau Rp 100, tergantung formatnya.
Meski sama-sama angka 100, maknanya berbeda. Di Excel, kamu dapat mengubah format angka sesuai kebutuhan.
Caranya, blok angka yang ingin kamu ubah, lalu di bagian “Number”, klik menu dropdown yang bertuliskan “General”. Pilih format yang kamu perlukan.
Misalnya, jika memilih “Currency”, Excel akan secara otomatis mengubah angka tersebut menjadi format mata uang Rupiah.
Pengembangan dan Latihan: Cobalah mengubah angka menjadi format Rp 1.000.000,00. Kemudian, coba juga ubah satuan mata uang ke dolar Amerika atau Yen Jepang. Kamu juga bisa mencoba format angka lain seperti tanggal.
Membuat Tabel
Salah satu cara cepat belajar menggunakan Ms Excel adalah dengan membuat tabel. Dengan membuat tabel, data yang kamu masukkan akan lebih terorganisir dan mudah dikelola.
Perlu diingat, hanya mengisi data di sel Excel tidak otomatis membuatnya menjadi tabel. Kamu perlu memformatnya terlebih dahulu seperti yang sudah dibahas sebelumnya. Caranya, blok dulu data yang ingin kamu jadikan tabel.
Setelah itu, akan muncul tombol tambahan di pojok kanan bawah, klik bagian “Tables” lalu pilih “Table”. Setelah langkah ini, tampilan data kamu akan berubah menjadi tabel yang rapi.
Dengan format tabel, kamu bisa melakukan berbagai hal, misalnya menyortir data dengan mudah. Contohnya, ketika kamu klik tanda panah di bawah kolom “Daftar Buku”, kamu bisa mengurutkan data dari A ke Z atau sebaliknya.
Cobalah buat tabel dengan data yang lebih kompleks, misalnya menambahkan kolom nomor, perhitungan untung, serta kolom rutin dan rata-rata yang menggunakan fungsi atau rumus Excel. Kemudian, coba urutkan data berdasarkan keuntungan terbesar.
Membuat Chart atau Grafik
Data dalam tabel akan terlihat lebih menarik jika ditampilkan dalam bentuk chart atau grafik karena tampilan visual biasanya lebih mudah dipahami dibanding hanya angka saja. Ms Excel menyediakan berbagai pilihan grafik yang mudah dibuat.
Untuk membuat grafik, kamu harus memilih terlebih dulu data yang ingin ditampilkan. Misalnya, pada contoh ada dua tabel: satu tabel daftar harga buku di sebelah kiri dan tabel penjualan di sebelah kanan.
Kita akan membuat grafik yang menunjukkan buku mana yang menghasilkan keuntungan paling banyak.
Langkahnya, pilih kolom “Daftar Buku” dan kolom “Total Untung” dengan menekan tombol CTRL saat memilih supaya kedua kolom tersebut bisa diblok sekaligus.
Setelah itu, klik menu “Insert” dan cari bagian “Charts”. Pilih opsi “Recommended Charts” karena Excel akan menawarkan jenis grafik yang paling sesuai dengan data yang kamu pilih.
Setelah menentukan grafik yang diinginkan, klik “OK”. Jika grafik sudah muncul seperti contoh, kamu bisa langsung melihat buku mana yang paling banyak memberikan keuntungan.
Sebagai penutup, belajar Ms Excel membantu kamu menguasai pengolahan data dengan mudah dan efisien untuk mendukung berbagai kebutuhan pekerjaan sehari-hari.